Dobrze przygotowany e-mail aplikacyjny to Twoje pierwsze wrażenie. Wpływa on na postrzeganie Ciebie przez rekrutera jeszcze przed zapoznaniem się z Twoim CV. Pokazuje on zdolność do jasnej i profesjonalnej komunikacji, co jest kluczową umiejętnością w większości miejsc pracy.
Ta wstępna korespondencja nie jest zwykłą formalnością. Pokazuje twoją profesjonalną postawę, dbałość o szczegóły i o to, jak poważnie traktujesz proces rekrutacji. Rekruterzy często oceniają zainteresowanie kandydata stanowiskiem na podstawie wysiłku włożonego właśnie w personalizację wiadomości e-mail i dostosowanie jej do wartości firmy.
Dobrze napisany email zwiększa prawdopodobieństwo, że załączone CV zostanie otwarte i dokładnie przeanalizowane.
Aby upewnić się, że Twój mail z aplikacją zapadnie w pamięć, przygotowałem dla Ciebie kilka wskazówek, jakie powinieneś zawrzeć w mailu odpowiadającym na ofertę pracy.
Zacznijmy od tematu wiadomości. Bądź konkretny, wpisz nazwę stanowiska, o które się ubiegasz i numer referencyjny, jeśli znajduje się on w ogłoszeniu.
Nie zapomnij na końcu dodać swojego imienia i nazwiska. Rekruter wtedy będzie łatwiej mógł cię znaleźć niż po samym adresie mailowym. Na samym początku, w treści maila, postaraj się o spersonalizowane powitanie. Wykaż inicjatywę i poświęć trochę czasu na wyszukanie i poznanie imienia i nazwiska osoby, która rekrutuje.
Zwrócenie się do niej osobiście może odróżnić twoją wiadomość od wszystkich innych. Jeśli nie uda się znaleźć osoby, napisz po prostu dzień dobry.
Kolejne to wprowadzenie. Nadaj ton on wiadomość. Zacznij od napisania krótko, dlaczego jesteś zainteresowany ofertą. Wyjaśnij, co na danym stanowisku lub firmie, do której aplikujesz jest zgodne z twoimi celami zawodowymi lub pasjami.
Przyszła pora na główną treść wiadomości. Podkreśl swoją wartość. Wskaż 2-3 najistotniejsze osiągnięcia lub doświadczenia związane z danym stanowiskiem. O ile to możliwe, podawaj liczby. Krótko wymień kluczowe umiejętności lub kwalifikacje, które sprawiają, że jesteś idealnym kandydatem.
Uwagi końcowe.
Pozostaw po sobie trwałe wrażenie, wyraź wdzięczność za poświęcony czas i rozpatrzenie twojej kandydatury. Zapewnij miękką podpowiedź sugerującą chęć dłuższej rozmowy, aby powiedzieć więcej, dlaczego to właśnie ty powinieneś dostać tę pracę.
Nie zapomnij o załącznikach. Nazewnictwo. Pamiętaj, żeby plik był podpisany twoim imieniem i nazwiskiem.
Załącz CV w formacie określonym w ogłoszeniu o pracę. Zazwyczaj będzie to PDF. Jest to najlepszy, żeby zachować formatowanie. U każdego otworzy się bez błędów. No i na koniec podpis, imię i nazwisko, numer telefonu. Możesz też dodać linki do profesjonalnych profili online takich jak na LinkedIn lub osobistą stronę internetową lub stronę z twoim portfolio.
Najważniejsze, korekta. Przed naciśnięciem przycisku wyślij, sprawdź swoją wiadomość i załączniki pod kątem błędów gramatycznych czy ortograficznych. To twoje pierwsze wrażenie. Upewnij się, że jest najlepsze. Dzięki starannemu włączeniu tych elementów do wiadomości, będziesz odebrany jako zorientowany na szczegóły kandydat, zwiększając szansę na wyróżnienie i zapadnięcie w pamięć rekruterowi.
Przykłady dobrze napisanych maili z CV
1. Aplikacja na stanowisko Digital Marketing Manager
Temat maila: Aplikacja na stanowisko Digital Marketing Manager – [Twoje Imię i Nazwisko] – Ref#1234
Drogi Panie [Imię i Nazwisko rekrutera]
Niedawno odkryłem stanowisko Digital Marketing Manager na LinkedIn i jestem naprawdę podekscytowany możliwością ubiegania się o prace w [Nazwa firmy]. Podczas mojej pracy w [Poprzednia firma] kierowałem zespołem, który zwiększył ruch na stronie internetowej o 40% w ciągu 6 miesięcy dzięki innowacyjnym strategiom SEO.
W załączeniu przesyłam moje CV. Wierzę, że moje doświadczenie może wnieść znaczącą wartość do zespołu.
Dziękuję za rozważenie mojej kandydatury. Chętnie dowiem się, w jaki sposób mogę przyczynić się do rozwoju [Nazwa firmy] i jestem dostępny na rozmowę kwalifikacyjną w najwcześniejszym dogodnym terminie.
Pozdrawiam serdecznie,
[Twoje Imię i Nazwisko]
[Numer telefonu]
[Profil LinkedIn]
2. Podanie o pracę na stanowisku Graphic Designer
Temat maila: Aplikacja na stanowisko Graphic Designer – [Twoje Imię i Nazwisko] – Portfolio w załączeniu
Szanowna [Imię i Nazwisko rekrutera]
Ogłoszenie na stanowisko Graphic Designer w [Nazwa firmy], na które natknąłem się na LinkedIn, głęboko współgra z moją filozofią projektowania. W mojej poprzedniej pracy w [poprzednia firma] przeprojektowałem kampanię, która zwiększyła zaangażowanie online o 30%.
Załączam moje CV i portfolio do wglądu. Mój wyrazisty styl mógłby uzupełnić innowacyjne podejście Waszej firmy.
Doceniam czas poświęcony na zapoznanie się z moją aplikacją. Chętnie porozmawiam o moim potencjalnym dopasowaniu do zespołu.
Pozdrawiam,
[Twoje Imię i Nazwisko]
[Numer telefonu]
[Profil LinkedIn]
3. Aplikacja na stanowisko analityka finansowego
Temat wiadomości: Podanie o pracę na stanowisku analityka finansowego – [Twoje Imię i Nazwisko]
Szanowny Panie [Imię i Nazwisko rekrutera]
Zainteresowała mnie oferta pracy na stanowisku Analityka Finansowego na stronie internetowej [www] ze względu na wiodącą w branży reputację. Moja rola w [poprzednia firma] pozwoliła na obniżenie rocznych kosztów o 15% dzięki ukierunkowanemu prognozowaniu finansowemu.
W załączeniu przesyłam moje CV. Jestem przekonany, że moja wiedza może być zgodna ze strategicznymi i celami [Nazwa firmy].
Dziękuję za uwagę. Chętnie porozmawiam o tym, jak mogę służyć celom finansowym [Nazwa firmy].
Z poważaniem,
[Twoje Imię i Nazwisko]
[Numer telefonu]
[Profil LinkedIn]
4. Aplikacja na stanowisko inżyniera oprogramowania
Temat wiadomości: Aplikacja na stanowisko inżyniera oprogramowania – [Twoje Imię i Nazwisko] – Ref#5678
Dzień dobry Panie [Imię i Nazwisko rekrutera]
Wakat na stanowisku inżyniera oprogramowania na stronie [www] wzbudził moje zainteresowanie, zwłaszcza skupienie się na rozwiązaniach opartych na sztucznej inteligencji. W [Poprzednia firma] byłem pionierem narzędzia AI, które zoptymalizowało przepływ pracy, prowadząc do 20% wzrostu wydajności.
Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w moim załączonym CV. Jestem entuzjastycznie nastawiony do możliwości przyczynienia się do postępu technologicznego w [Nazwa firmy].
Dziękuję za uwagę poświęconą mojej aplikacji. Z przyjemnością zbadam możliwości dalszej współpracy.
Z poważaniem,
[Twoje Imię i Nazwisko]
[Numer telefonu]
[Profil LinkedIn]
5. Podanie o pracę na stanowisku kierownika ds. zasobów ludzkich
Temat wiadomości: Aplikacja na stanowisko kierownika ds. zasobów ludzkich – [Twoje Imię i Nazwisko]
Szanowna Pani [Imię i Nazwisko rekrutera]
Widząc ogłoszenie o pracę na stanowisku kierownika ds. zasobów ludzkich w serwisie [www], przesyłam swoją aplikację, biorąc pod uwagę wzorową kulturę pracy w firmie [Nazwa firmy]. Prowadziłem program odnowy biologicznej pracowników w [poprzednia firma], który zaowocował 50% poprawą wyników morale pracowników.
Moje CV, załączone w niniejszym dokumencie, zagłębia się w moją hostorię zawodową. Przewiduję synergie między moją wiedzą w zakresie HR a misją [Nazwa firmy].
Cenię Państwa czas poświęcony na ocenę moich kwalifikacji i czekam na możliwość dołączenia do Państwa cenionego zespołu.
Pozdrawiam serdecznie,
[Twoje Imię i Nazwisko]
[Numer telefonu]
[Profil LinkedIn]
Brak informacji zwrotnej lub odpowiedzi po wysłaniu podania o pracę może być przygnębiający, niestety taki stan rzeczy jest dość powszechny na rynku pracy. Coraz więcej firm wie już, że employer branding jest niezwykle ważny, jednak wiele jeszcze zostawia aplikacje bez odpowiedzi. Co możesz zrobić, jeśli czekasz na informację zwrotną od dłuższego czasu?
Po pierwsze, sprawdź jeszcze raz ogłoszenie o pracę, lub jakąkolwiek komunikację, którą mogłeś otrzymać od firmy. Warto sprawdzić folder spam. Czasami pracodawcy podają przybliżony czas odpowiedzi. Jeśli nie, zazwyczaj odczekanie 2-3 tygodni po upływie terminu składania aplikacji jest rozsądne. Jeśli w tym czasie nadal nic, to warto wysłać jeszcze jednego maila.
Zacznij od odniesienia się do swojej pierwotnej aplikacji, napisz, że aplikowałeś i chciałeś dowiedzieć się na jakim etapie jest rekrutacja i jaki status ma twoje zgłoszenie. Wyraź swoje zainteresowanie stanowiskiem i firmą, zachowaj profesjonalny i wyrozumiały ton. Pamiętaj, że wiele działów HR ma do czynienia z ogromną liczbą aplikacji.
Przykłady dobrze napisanych maili z przypomnieniem
Temat: Kontynuacja aplikacji na [stanowisko pracy] – [imię i nazwisko]
Szanowny [Imię i Nazwisko rekrutera]
Mam nadzieję, że mój poparzeni e-mail dotarł. Aplikowałem na [stanowisko pracy] w dniu [data aplikacji] i chciałem sprawdzić status mojej aplikacji. Jestem naprawdę entuzjastycznie nastawiony do możliwości wniesienia wkładu do [Nazwa firmy], zwłaszcza biorąc pod uwagę moje doświadczenie w [Krótka wzmianka o odpowiednim doświadczeniu lub umiejętnościach].
Rozumiem, że proces rekrutacji może być skomplikowany i czasochłonny, chciałem wyrazić moje dalsze zainteresowanie pracą i upewnić się, że moja aplikacja została przyjęta.
Jeśli są jakieś dodatkowe szczegóły lub dokumenty, które mogą być przydatne. Chętnie je dostarczę.
Dziękuję za rozpatrzenie mojej aplikacji. Doceniam czas i wysiłek włożony w proces rekrutacji i czekam na wszelkie aktualizacje.
Pozdrawiam serdecznie,
[Twoje Imię i Nazwisko]
[Numer telefonu]
[Profil LinkedIn]
Temat: Kontynuacja aplikacji na [stanowisko pracy] – [imię i nazwisko]
Szanowny [Imię i Nazwisko rekrutera]
Chcę zapytać o kolejne kroki w procesie rekrutacji i zapytać, czy są jakieś dodatkowe informacje, które mogłyby się przydać. Jestem na prawdę podekscytowany możliwością dołączenia do zespołu i wniesienia wkładu w [konkretny projekt lub zadania].
Rozumiem, że decyzje o zatrudnieniu wymagają czasu i doceniam dokładność, z jaką podchodzicie do tego etapu rekrutacji. Chciałem potwierdzić moje dalsze zainteresowanie tym stanowiskiem i upewnić się, że pozostaniemy w kontakcie.
Jeszcze raz dziękuję i czekam na wszelkie informacje zwrotne lub aktualizacje.
Z wyrazami szacunku,
[Twoje Imię i Nazwisko]
[Numer telefonu]
[Profil LinkedIn]
Temat: Kontynuacja aplikacji na [stanowisko pracy] – [imię i nazwisko]
Szanowny [Imię i Nazwisko rekrutera]
W dniu [Data] wysłałem swoją aplikację na stanowisko [Stanowisko w [Nazwa firmy]. Zwracam się z uprzejmym zapytaniem o status procesu aplikacyjnego i potwierdzam moje dalsze zainteresowanie dołączeniem do zespołu.
Rozumiejąc zawiłości procesu rekrutacji, doceniam czas i uwagę poświęcone każdej aplikacji. Proszę o informację, jeśli będą potrzebne dodatkowe informacje.
Pozdrawiam serdecznie,
[Twoje Imię i Nazwisko]
[Numer telefonu]
[Profil LinkedIn]
Temat: Zapytanie o status aplikacji [stanowisko pracy]
Szanowny [Imię i Nazwisko rekrutera]
Chciałem nawiązać kontakt w sprawie mojej aplikacji na stanowisko [Nazwa stanowiska], którą złożyłem w dniu [Data]. Praca ta jest zgodna z moimi aspiracjami zawodowymi i chętnie dowiem się o kolejnych krokach.
Zdając sobie sprawę z wyzwań i ilości decyzji związanych z rekrutacją, pozostaję cierpliwy a jeśli potrzeba więcej szczegółów, pozostaję do dyspozycji.
Z wyrazami szacunku,
[Twoje Imię i Nazwisko]
[Numer telefonu]
[Profil LinkedIn]
Temat: Zapytanie o status aplikacji [stanowisko pracy]
Szanowny [Imię i Nazwisko rekrutera]
Kilka tygodni temu, w dniu [Data], wysłałem swoją aplikację na stanowisko [Stanowisko]. Chciałem nawiązać kontakt, mając nadzieję na informacje o aktualnym statusie procesu rekrutacji.
W pełni szanując czas i dokładność wymagane przy podejmowaniu takich decyzji, chciałem tylko przekazać mój ciągły entuzjazm aplikowania na tą ofertę. Proszę o informację, czy są jakieś dodatkowe kroki, które powinienem podjąć.
Dziękuję za uwagę.
Z wyrazami szacunku,
[Twoje Imię i Nazwisko]
[Numer telefonu]
[Profil LinkedIn]
Temat: Zapytanie o status aplikacji [stanowisko pracy]
Szanowny [Imię i Nazwisko rekrutera]
Piszę, aby nawiązać do mojej aplikacji na [stanowisko pracy], którą złożyłem w dniu [data]. Szansa wniesienia wkładu do [Nazwa firmy] ekscytuje mnie i chciałem się upewnić, że moja aplikacja jest rozpatrywana.
Rozumiejąc, że na proces selekcji wpływa wiele czynników, doceniam zaangażowanie w ocenę każdego kandydata. Jeśli potrzebne są dodatkowe informacje lub wyjaśnienia, proszę o kontakt.
Pozdrawiam serdecznie,
[Twoje Imię i Nazwisko]
[Numer telefonu]
[Profil LinkedIn]
Jeśli e-maile nie przyniosą odpowiedzi, a firma podała numer kontaktowy, możesz rozważyć wykonanie telefonu. Będzie to na pewno bardzo stresujące, ale może pomóc. Warto zauważyć, że chociaż terminowe odpowiedzi są idealne, niektóre firmy mają wydłużone procesy rekrutacyjne, a opóźniona odpowiedź niekoniecznie oznacza odrzucenie.
Ważne jest, aby zachować równowagę między proaktywnością a cierpliwością. Czekając na odpowiedź, poświęć czas na ponowne przeanalizowanie swojego CV. Upewnij się, że jest ono dostosowane do stanowiska, nie zawiera błędów i skutecznie prezentuje twoje umiejętności i doświadczenie. Czasami dopracowanie dokumentów może mieć znaczący wpływ na przyszłe aplikacje.
Nie pokładaj wszystkich nadziei w jednym stanowisku. Ważne jest, aby utrzymać tempo i aplikować na inne stanowiska, które są zgodne z twoimi umiejętnościami i zainteresowaniami. Kontaktuj się z profesjonalistami z branży, dołączaj do webinarów, bierz udział w warsztatach lub seminariach i rozważ dołączenie do platform, takie jak LinkedIn, jeśli tego jeszcze nie zrobiłeś.
Obserwuj firmy ze swojej branży i merytorycznie komentuj ich wpisy. Możesz zostać zauważony przez rekruterów, którzy nieraz sami mogą zaproponować wzięcie udziału w aplikacji. Jeśli zdarzy Ci się, że jednak otrzymasz odmowę, poproś o informację zwrotną. Może to być nieocenione dla poprawy przyszłych aplikacji.
Na koniec chciałbym Ci powiedzieć, że poszukiwanie pracy może być trudnym procesem, a odrzucenie lub brak informacji zwrotnej może negatywnie wpłynąć na Twoje morale. Pamiętaj jednak, że na decyzję o zatrudnieniu wpływa wiele czynników. Niektóre z nich są poza Twoją kontrolą. Zachowaj pozytywne nastawienie, kontynuuj doskonalenie swoich umiejętności i aplikuj dalej.
Twoja wytrwałość na pewno się opłaci.